首先，簡化了工作流程。傳統醫學檔案管理是人工整理、登記，耗費了大量的人力、物力、財力，并且出錯率比較高。現在采用數字化的檔案管理模式，-地簡化了工作流程，數字化檔案管理是采用計算機技術、掃描技術、攝影技術、數據庫技術、多媒體技術以及存儲技術等，將傳統紙質的資源轉化為數字化的檔案信息，以數據庫的形式進行儲存。數字化的存儲模式能夠實現及時利用、有效共享，對檔案的現代化管理、使用和傳播都具有很重要的作用。數字化的檔案管理模式可以隨時修改，隨時調動，既方便又迅速。
其次，數字化管理靈活，直觀性強。在醫院中如果想要查詢檔案的借記情況，在計算機上直接輸入借記人的信息就可以查 閱，管理人員可以及時地查到相應的信息，方便靈活，減少了管理人員的很多時間，而且提高了檢索的準確率。在不接觸檔案的情況下就可以檢索到相關信息，這對檔案原件來說是-的保護，可以延長紙質檔案的存放時間。在檔案的錄入及整理上，數字化技術有著人工檔案管理沒有的優勢，可以減少出錯率，檔案提高的利用率。
實施數字化模式后，統計工作變得輕松、有效。醫院檔案管理是醫院里比較棘手的問題，現在數字化的檔案管理模式，-地簡化了傳統檔案工作模式，有效提高了工作效率，對醫院整體的發展具有重要的推動作用。因此，針對醫院檔案數字化管理中存在的問題，采取對應的策略具有重要意義。
為房產測繪檔案部門引進計算機專門人才，以滿足信息處理、信息分析與研究、數據庫生產與維護、網絡環境創建與維護等方面的需要。努力培養既熟悉房產測繪檔案業務知識，又懂得計算機網絡管理技術的復合型人才。加強在職房產測繪檔案管理人員的崗位培訓和教育，-檔案數字化加工費用，提高-和業務素質，以滿足不斷增長的房產測繪檔案數字化管理人才需求。
目前，在各個檔案形成單位，文字方面的檔案都是電子檔案，都可自動成為電腦任意處理的數據，但還有不少活動還完全沒有記錄，或者雖有錄像、錄音等記錄，但沒有轉化為文字，-檔案數字化加工價格，沒有成為電腦可處理的數據。這就造成了新數據的缺失。不久前，我在科大訊飛看到了他們的一些設備，很適合于幫助各個檔案形成單位及時地收集今后所有新形成的檔案數據。比如，過去-外出視察、-活動中的即席談話，無人錄音或錄像，這些談話的原始數據就隨即消失了，只能靠后人零星的回憶。而現在科大訊飛的錄音設備，讓-裝在衣袋里或夾在衣服上，所有講話都錄下聲音來，形成錄音檔案，同時又由設備轉化成文字記錄，-檔案數字化加工建設方案，形成電子檔案。又比如，過去開會，大多數靠人工記錄，每個人的講話都記錄不全，甚至記錄不準。少數的有錄音甚至錄像，湖北-檔案數字化加工，但錄像、錄音都沒有及時整理成文字，仍然不能成為電腦可以處理的數據。而現在科大訊飛的設備可以把錄像、錄音中的講話內容，全部都轉化為文字，讓它成為電腦可處理的數據。再比如，一些檔案館搞口述史記錄，對相關人員進行錄像、錄音，但這些聲音也沒有及時轉化成文字即電腦可處理的數據。他們也可借助科大訊飛的相關設備和技術，及時把這些聲音全部轉化為文字記錄，轉化為數據。這也可以叫“智慧建立檔案”或“智慧收集檔案”吧！它可以幫助人們把檔案建立得更豐富，把數據搜集得更廣泛。
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