在于前者具有檔案信息感知與協同處置的功能。智慧檔案室綜合運用---的物聯網技術、云計算技術和自動控制技術，構建一個感知并根據預設方案和案例經驗等自動處置檔案內容信息、載體信息和管理信息的檔案綜合管理和控制體系，縣檔案庫房設計，以提案管理與檔案室運行的效率和服務水平。但是僅僅使用物聯網、云計算等新技術的檔案館并不是真正的智慧檔案室。真正的智慧檔案室應該是充分運用各類技術手段，對檔案資源管理與開發、檔案室運行等各類信息進行感知、挖掘，經綜合分析和提煉萃取形成智慧信息，并將其應用于決策、管理和服務。從某種---講，智慧檔案室的“智”可以概括為智能的感知與告知信息，“慧”可以概括為聰明的應對與處置信息。
與目前的數字檔案室相比，智慧檔案室的服務范圍將因使用移動服務技術而更為廣泛。采用有線寬帶技術和無線寬帶技術，使智慧檔案室成為寬帶檔案館和無線檔案室，在檔案室內將實現檔案信息感知與服務的泛在化;并通過三網融合的互聯網、第三代移動通信(3g)網絡等服務平臺，實現城鄉檔案信息利用服務的全覆蓋。
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檔案數字化是檔案信息化建設重要內容。檔案信息化建設的是資源建設。資源建設包括兩大方面任務：一是現有館藏檔案的目錄數據庫建設和館藏重要紙質檔案和照片、錄1音、錄1像檔案的數字化;二是現行電子文件歸檔與電子檔案管理。
檔案數字化能有效地保護檔案原件。⑴、代替原件使用，保護檔案原件。⑵、數字化副本異地保存，輸出磁盤、磁帶供永1久保存。這樣可使這些檔案資料在出現天災---的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。⑶、恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。
檔案數字化能---檔案的利用方式。⑴不再受“孤本”的---，檔案掃描價格，市檔案庫房設計，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。⑵數字影像文件可以通過計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸，大學檔案庫房設計，使異地調閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案。⑶“時間”不再受---，利用者可以---使用自己需要的文件。檔案數字化以后，將已開放的檔案上網，這樣所有利用者就可以在任何時間上網利用檔案信息資源。
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