數(shù)字檔案聯(lián)機和離線接收目錄數(shù)據(jù)，可以對接收到的目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字檔案進行準(zhǔn)確、完整、可用、安全的檢測系統(tǒng)，與應(yīng)接收范圍內(nèi)的立檔單位檔案信息系統(tǒng)實現(xiàn)對接，可以接受不同類型的數(shù)字檔案，如文本、圖像、音頻、視頻、數(shù)據(jù)庫等，具有數(shù)據(jù)組織、分類方式可定制、可擴展；數(shù)字檔案編目具有目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字檔案關(guān)聯(lián)功能，具有數(shù)據(jù)編輯、發(fā)布功能，具有輔助鑒定功能，具有出入庫登記、檔案定位顯示、保管狀態(tài)說明等輔助實體檔案管理功能，具有數(shù)量、類型、保管期限、形成單位、形成時間等統(tǒng)計功能，具有數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)格式轉(zhuǎn)換功能。
智慧檔案庫房的出現(xiàn)，一個重要的推動因素是大量新型檔案的問世及其保管要求的提升。科技、社會的高速發(fā)展催生了大量新型載體材料，這些材料性能各異、化學(xué)穩(wěn)定程度不同，對溫、濕度及防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防盜方面的要求十分嚴(yán)格，對檔案庫房的保管條件更為苛刻。在保管過程中，必須根據(jù)不同檔案材料的特點，分門別類，分庫保管，有針對性地管理。為了保管好這些不同類型的檔案，必須對檔案庫房實行智能化管理。
檔案實體管理平臺構(gòu)建。檔案實體管理平臺的構(gòu)建，是要對檔案庫中的檔案實體管理流程實行智能化。檔案庫中的檔案實體管理流程包括檔案的入庫、檢查、整理、上架、統(tǒng)計、保管、監(jiān)控、調(diào)閱、鑒定、處置等內(nèi)容。結(jié)合 rfid 技術(shù)的應(yīng)用，檔案實體管理平臺可以實現(xiàn)檔案實體全流程管理，可以進一步實現(xiàn)紙質(zhì)與電子檔案實體入庫提醒、檔案鑒定提醒、利用請求、檔案盤點、出入庫處理等業(yè)務(wù)，通過工作流引擎審批后，系統(tǒng)能夠自動完成相關(guān)的后續(xù)處理。
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