文件資料應根據其相互聯系、保存價值而進行分類立卷，-齊全、完整，才能反映安全生產主要情況，北京檔案寄存托管，以便保管和利用;
正是由于紙質檔案的存儲比任何一種載體都有高要求。由于一些年份較長紙質檔案長時間缺乏得當的管理和保護，受到自然災害或使用不當而造成不同程度的損壞，造成無法彌補的后果。同時還會受到外界環境的種種-，例如:
(1)庫房溫濕度。在檔案保護制度中，著重強調對庫房溫濕度進行監控。因為庫房溫濕度的調節直接影響到蟲害和霉菌的產生，由于空氣中含有水分，容易滋生各種霉菌，而檔案的制成材料本身就是霉菌生長的營養物，霉菌的生長率就會迅速，在極短的時間內侵蝕紙質檔案實體，霉菌在吸取紙張養分的同時還會分泌有機酸，從而增加紙張的含酸量，促使其快速老化。
(2)人為利用。影響紙質檔案壽命的因素一是人為利用而間接對紙質檔案造成破壞。檔案利用者在查找數據、圖紙等重要資料時會不經意地因火種(煙頭)、油墨、茶水等對紙質檔案造成物質沾染。因素二是一些利用者因工作關系的原因，將紙質文件使用復印、拷貝，由于復印過程中產生不穩的因素，檔案寄存托管軟件，致使文件字跡油墨脫落，間接性地造成文件的破壞。因素三是利用者在存放文件資料時，由于包裝在文件上面的膠片長期與文件壓實在一起，導致膠片等材質產生靜電而致字跡完全剝落消失等等，對紙質檔案的影響十分不利。
總的來說，檔案寄存托管系統，檔案存儲保護工作是從檔案入庫以后就必須進行的，入庫之前基本上不用對其進行技術的保護，也就是說重點在于對檔案存儲的保護和管理。
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