使用數字化文件的方法基本上是通過目錄搜索數據，并且要仔細的檢查目錄能否與圖像和數字復印的一一對應，其檢查合格率應為100%，北京圖書掃描，發現問題時，必須重新修改完善。
中泰德信為用戶提供了批量化的條目導入功能，通過系統，用戶可直接將excel表格中的條目，直接批量化導入到系統當中。這種方式免除了單純依靠手動輸入的傳統模式，出錯率可以大-低。
紙張較差檔案掃描的方案: 由于進行數字化的檔案會有局部為歷史檔案，紙張比擬差，對于這樣的局部紙張較差的歷史檔案掃描，我們本著以下原則:-檔案完整。紙張較差的檔案多為破損檔案，對于破損檔案更應該在生產流程中加以特殊對待，不能造成二次破壞。-檔案的平安是要務。 因此，圖書掃描軟件，在處理紙張較差的檔案時， 不允許使用蘸水防滑等有破壞檔案可能性的操作方法。
檔案數字化具體流程：從檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統計、編研、鑒定等過程實現全生命周期的自動化管理。
1、檔案收集：按照檔案形成的規律，把各企業單位分散的材料進行接收、征集、集中起來。
2、檔案整理：根據不同需求，對收集起來的檔案分類組成有序體系，規范化處理。
3、掃描錄入：將有價值的檔案進行分類掃描錄入系統歸檔，采用檔案管理系統，圖書掃描管理，且分類保管檔案。
4、歸檔入庫：-檔案分類要求標準，其建立標準檔案的分類，并且進行歸檔。
5、檔案利用：其通過檔案管理系統的借閱手續，將檔案資料直接可以為各企業單位提供檔案的利用服務工作。
6、檔案統計：運用統計技術和方法，通過數字的形式描述和分析檔案工作的各種現象、狀態和趨勢情況，這樣可以了解和掌握檔案工作總體情況。
7、檔案鑒定：利用系統檔案文件的現實價值和歷史價值以及年限，進行存毀的判斷條件。
8、檔案銷毀：根據不同年限檔案和不具有保存價值的檔案，要在系統上導出目錄，且將相對應的檔案消除或銷毀。
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