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而在進行檔案信息化建設之后，對于保管的檔案進行檔案數字化服務，便可以使用單獨的檔案管理電腦保存檔案電子信息，對于有查詢需要和檔案信息查閱、檔案材料借出需要的，便可以不用再直接接觸檔案紙質載體。這種方法在保護檔案材料安全性的同時，也方便了日常工作對于檔案材料的使用需求。所以這就是為什么單位或企業有檔案數字化需求，因為進行檔案信息化處理后，是有利于檔案材料在日常工作中的使用的！
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一歸檔文件“件”的區分與修整
首先是以我為本(以發文單位為主)。凡是本單位所產生的發文(紅頭文)必須歸檔，其它單位包括上級、同級和下級-的來文，需要辦理的文件(辦件)必須歸檔，重要的文件材料應該歸檔，閱知類的文件可以不歸檔。
文件以“件”為單位進行整理歸檔。一般以每份文件為一件，
1、文件正本與定稿為一件重要文件如-等須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿包括定稿各為一件。
2、正文與附件為一件附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補充說明或參考材料，會計檔案整理標準，如附帶的圖表、統計數字，正文批準或發布的法規文件等等。一般來說，正文與附件為一件，會計檔案整理合作商，如果附件數量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件。
3、原件與件為一件對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件，會計檔案整理咨詢，以及使用中出現破損的文件，應后歸檔。件包括復印機制作的復印件以及手工謄寫的抄件等。這些件應與原件作為一件。
4、轉發文與被轉發文為一件轉發文與被轉發文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執行要求，后者則是具體內容，它們在發揮文件效力方面難以分割，因此也應作為一件。
5、報表、名冊、圖冊等一冊本為一件報表、名冊、圖冊等一般每冊本內容都相對完整，廈門會計檔案整理，具有獨立的檢索價值，因此應按照其本來的裝訂方式，一冊本作為一件。
6、來文與復文各為一件這是比較特殊的一種規定。“來文與復文”是對聯系密切的來往性質的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復文”，從文種上看包括請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等等。
7、請示與批復各為一件。
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對于檔案管理來說，常見的保存方式就是紙質材料封盒保存。那么已經做好入庫保存的檔案，為什么還有檔案數字化需求呢？因為《檔案法》明確了電子檔案的法律效力。“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。” 同時也強調了檔案信息化建設要納入各級的信息化發展規劃。
檔案材料是需要進行保密保管的，對于傳統載體檔案，在日常需要進行檔案材料查閱或者部分檔案材料借出時，都要接觸原始檔案材料，對于檔案保管的各種規章制度可能不能完全落實、按照標準進行處理，比如《檔案安全保密制度》、《檔案出入庫制度》等等，而進行檔案操作的工作人員如果不是專門負責檔案工作的，可能不能對于檔案工作的制度與性操作完全了解。
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