檔案整理即檔案館室對收集來的檔案分門別類組成有序體系的一項業務，是檔案管理中的一項基礎工作。其使用有怎樣的優勢呢？
檔案信息管理是為加強檔案資料的保護工作，提高各種檔案資料的可查閱性，提高辦公效率，歷史檔案庫房升級，讓數據、資料查詢更科學、更快捷；保護有保留、收藏價值的檔案資料，應著手抓好歸檔，規范檔案管理。
一般來說檔案資料的分類有文書檔案、會計檔案、-檔案、聲像檔案、實物檔案、科技類、經濟類、項目類等，在進行---的時候應統一歸檔。
檔案管理系統是整個文獻信息系統的組成部分之一，歷史檔案庫房改造，在構成整個社會的科學能力中占有重要---，成為社會信息系統的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。
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檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、ocr技術、數字攝影(錄音1、錄像)技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，歷史檔案庫房，以數字化的形式存儲，歷史檔案庫房防火，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。
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