高校智慧檔案館有檔案信息感知與協同處置的功能，綜合運用---的物聯網技術、云計算技術和自動控制技術，構建一個感知并根據預設方案和案例經驗等自動處置檔案內容信息、載體信息和管理信息的檔案綜合管理和控制體系，以提案管理與檔案館運行的效率和服務水平。高校智慧檔案館建設目標是實現檔案館管理、服務的智慧化，大程度地發揮檔案的價值。雖然現在檔案學界普遍認為智慧檔案館建設是通過物聯網、云計算等智慧技術和相應的智慧設備反映和實現的。但是正如劉越男所說，智慧檔案館評價主體是老百姓，智慧檔案館強調以人為本，因此可以說高校智慧檔案館的價值是為高校用戶提供智慧化的服務。
1978年，我國進入了改革開放的新時期，與國外的教育交流迅速發展，尤其是2001年中國正式加入wto之后，標志著中國對外開放進入了一個全新的階段，改革開放政策---地帶動了出國留學生的---工作。國外學校一般要求留學生辦理相應語種的成績證明、明、證明等相關檔案，這些檔案均由高校檔案館提供。外語類院校培養了大量的外語人才，他們對出國留學、訪學、交流有著很大的潛在需求，大連外國語大學檔案館2016、2017年度辦理出國證明均在一萬份以上。學校現有10個外語語種，33個本科，因為語種、眾多，課程又分為必修課、選修課，行政企業單位檔案庫房環境監控設計，選修課包括任選課和---課，因、年級、出國交換經歷、選修課等因素的區別每一位畢業生的都是不一樣的，高校檔案庫房環境監控設計，之前在實際工作過程中，檔案館采用人工翻譯的方式，每一張成績證明的錄入、翻譯都需要花費較長的時間。
傳統的實體檔案，傳統的檔案管理及服務方式，老舊的檔案管理系統已經 無法滿足用戶對檔案館智慧服務的需求。為此2018年大連外國語大學檔案館購買了新版的智慧化檔案管理系統，其中的翻譯子系統實現了成績證明、明、證明、-證明等所有相關證明的系統自動翻譯，實現證明文件的自動生成，節省了工作人員手動操作所耗費的時間和精力，---地提高了檔案館的工作效率，具有智能、規范、準確、等優勢。
智慧檔案管理云平臺系統集成了智慧檔案管理云平臺檔案館管理系統、檔案環境智能控制系統、檔案智能---。在檔案管理系統中，檔案庫房環境監控設計，可輕松完成檔案管理、統計、檢索、移交、歸檔、借閱等，實現了對檔案的收、管、存、用全業務的流程化管理、系統化管理，實現了檔案實體資源與數字資源的集中建設與管理，提案管理水平。
環境安---制系統中，可通過云平臺對檔案館中的密集架、恒濕凈化器、門禁、空調、采集器等設備進行管理控制，通過采集器采集檔案館內溫度、濕度、空氣等數據，企業單位檔案庫房環境監控設計，從而在檔案管理云平臺中調控相關設備，讓檔案庫房空間實現恒溫恒濕、干凈無塵的環境，保障檔案存放環境的健康，---設備的穩定運行。
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